Învățați să stocați și să partajați documente online în Microsoft 365 Partea 1

Acest ghid explorează nenumăratele oportunități pe care Microsoft 365 le oferă pentru gestionarea documentelor, cu un accent deosebit pe OneDrive și SharePoint, două instrumente remarcabile pentru stocarea individuală și partajată a fișierelor. 

Aflați mai multe

Aflați mai multe

Aflați mai multe

Componentele cheie ale stocării documentelor Microsoft 365

Microsoft 365 oferă o gamă de soluții pentru stocarea și gestionarea fișierelor, OneDrive și SharePoint fiind deosebit de populare. Deși ambele sunt concepute pentru a facilita stocarea și partajarea fișierelor, ele servesc unor scopuri diferite și sunt adaptate la nevoi diferite. 

OneDrive este în primul rând un instrument de uz personal, conceput în principal pentru partajarea sporadică a fișierelor. Acesta poate fi comparat cu un computer personal în care sunt stocate fișiere pentru acces individual. Pentru mai multe detalii, consultați Ce este OneDrive for Business?

În schimb, SharePoint este conceput pentru partajarea regulată a fișierelor și pentru colaborare. Este soluția perfectă pentru fișierele care sunt deținute de mai mulți membri ai echipei care lucrează împreună în mod frecvent. Microsoft Create Team adaugă automat o locație pentru echipă. Pentru mai multe informații, consultați Crearea unei echipe în Teams. 

Ambele instrumente permit accesul angajaților dvs. de oriunde, ceea ce facilitează mult munca în mediile de lucru la distanță și hibride.

Decideți unde să stocați ce anume: Microsoft 365 OneDrive vs SharePoint team sites

Atunci când folosiți atât OneDrive, cât și team sites, este important să înțelegeți care este cel mai bun loc pentru diferitele tipuri de conținut.

Pe lângă acestea, SharePoint oferă și alte tipuri de site-uri pentru a se potrivi diferitelor nevoi de afaceri. Site-urile de comunicare, de exemplu, sunt excelente pentru publicarea de informații către un public larg, iar site-urile hub pot fi folosite pentru a lega site-urile din cadrul unui intranet.

Începeți călătoria cu OneDrive și SharePoint

Cum pot folosi membrii echipei OneDrive?

Oferim spațiu de stocare în cloud OneDrive tuturor deținătorilor de licențe Microsoft 365 (și celor care au ales SharePoint Online). Aici, angajații pot stoca fișiere legate de afaceri pe care le pot accesa de pe orice dispozitiv. Aceste fișiere aparțin exclusiv utilizatorului, cu excepția cazului în care acesta alege să le partajeze. De exemplu, proiectele de propuneri, notele de ședință sau scripturile pentru prezentările viitoare pot fi stocate aici.

De asemenea, este posibilă partajarea fișierelor și a dosarelor în OneDrive. În cazul în care un angajat este absent sau părăsește organizația, fișierele partajate stocate în OneDrive pot fi în continuare accesate de alte persoane (partajarea dosarelor de grup OneDrive).

Mai jos este prezentat un ghid pas cu pas privind modul în care fiecare membru al echipei poate configura OneDrive și partaja fișiere:

1. Vizitați centrul de administrare Microsoft 365 și conectați-vă cu acreditările dvs.
2. Din lansatorul de aplicații, selectați OneDrive.
3. În OneDrive, membrii echipei pot stoca propriile fișiere legate de afaceri. Puteți partaja fișiere individuale sau foldere întregi. Selectați un fișier sau un dosar, faceți clic dreapta și selectați Share (Partajare).
4. În fila Send Link (Trimitere link), lăsați selecția implicită.

Oricine are linkul poate să îl vizualizeze și să îl editeze.

Introduceți numele sau adresele de e-mail ale membrilor echipei care ar trebui să aibă acces la dosar și adăugați un mesaj opțional. Dacă doriți să primiți o copie a e-mailului, adăugați adresa dvs. de e-mail în listă.

5. După ce ați introdus toate detaliile, selectați și faceți clic pe linkul Trimitere. Vom trimite imediat un e-mail către invitați.

6. Împărtășiți invitația prin e-mail cu linkul în dosarul OneDrive.